Ciao.
Ti rispondo da archeologa "da manovalanza", non ho mai organizzato uno scavo in prima persona ma ho assistito al processo.
Innanzitutto per iniziare a scavare serve un'autorizzazione. L'ente stesso che scava deve avere l'autorizzazione ministeriale agli scavi, l'archeologo capo scavo deve essere scelto (generalmente) in accordo con la soprintendenza e date, luogo di scavo, durata, dello scavo etc etc va tutto dichiarato prima dell'inizio dei lavori.
Che io sappia l'area archeologica non ha dei limiti prefissati, può essere estesa a parecchi ettari, ma l'area indagata (quella che poi si va effettivamente a scavare) è generalmente di dimensioni ridotte, per una questione di personale, spese e durata nel tempo.
L'archeologo, soprattutto in aree archeologiche molto estese, può procedere per piccoli saggi di scavo. Ovviamente le aree da scavare sono scelte con cura a priori, per evitare inutili spese di tempo e denaro, ma può capitare (in uno scavo a cui ho partecipato) che il saggio poi in effetti non portasse a nulla. Non ho però mai visto dei ripensamenti, una volta che hai scavato un saggio ti sei fatto un idea più o meno precisa di cosa ci sia nei paraggi.
Un privato, che io sappia, non può ottenere l'autorizzazione allo scavo. Questo è un processo di accreditamento molto lungo e complesso, fatto di conoscenza e fiducia reciproca tra associazione (o ente che sia) e soprintendenza. Non nasce dall'oggi al domani.
Purtroppo però, come insegna la cronaca, clandestinamente si può fare tutto ciò che si vuole… finchè non si viene beccati!
Ah, un'ultima precisazione, io parlo per lo più di scavi romani e medievali. Non ho molta conoscenza in campo preistorico… qualcosa potrebbe cambiare!
Spero di essere stata utile e non troppo imprecisa ;) … buon lavoro e complimenti per l'idea!